ایلام، راسان خبر_ هررشته ای دراموراداری به نحوی مدیران را در اثر بخش کردن سازمان هایشان کمک می کند .

download (2)
راسان خبر؛ شما چگونه وبرچه پایه واساسی تعیین می کنید که یک دانشکده به نحوی مطلوب فعالیت های خود را انجام می دهد؟
اگر همه دانشجویان این دانشکده ،پس از فارغ التحصیل شدن  مشاغلی را تصدی کنند به نظر شما این دانشکده اثر بخش است  ؟یااینکه باید توجه خودرا به درصد افزایش یاکاهش میزان پشتکار دانشجویان سال اخر دانشکده معطوف کنید ،یا گزارش آماری از تعدادکتب مطالعه شده در کتابخانه  این دانشکده توسط دانشجویان  را مد نظر قرار دهید یا تعداد کتب تالیف شده توسط اعضای هیت  علمی دانشکده را قراردهید .
علت مطرح کردن این مثال ها خاطر نشان ساختن مسائل ومشکلات لاینفکی است که در تعریف وسنجش اثر بخشی وجود دارند .باوجوداین همه انها دراینکه اثر بخشی موضوعی مهم در نظریه سازمان است اتفاق نظر داشته وصراحتا آن را تایید می کنند درواقع مشکل است که نظریه سازمان را بدون وجود مفهوم اثربخشی درآن متصور شد .
* اهمیت اثر بخشی
هررشته ای درامور اداری به نحوی مدیران را در اثر بخش کردن سازمان هایشان کمک می کند .برای مثال بازاریابی ،مدیران رادرجهت افزایش درآمدها وسهم بازار راهنمایی می کند .مفاهیم رشته مالی مدیران رادر بهینه سازی وجوه سرمایه گذاری شده در سازمان یاری می دهد ،مفاهیم مدیریت تولید عملیات رهنمودهای را درزمینه طراحی کارآمد فرایند تولید ارائه می کند .اصول حسابداری ،مدیران را به اطلاعاتی که که می تواند کیفیت تصمیمات اتخاذ شده توسط آنان را افزایش دهد ،مجهز می کند .
پاسخ نظریه سازمان به سوال که چه جیزی یک سازمان رااثر بخش می سازد ،اینست ساختار صحیح ،سازمان را اثر بخش می کند وروشی که مابه وسیله آن افراد ومشاغل را باهم ترکیب کرده وقوانین وروابط حاکم بین آنها را تعریف می کنیم ،عامل مهمی در موفقیت یا عدم موفقیت سازمان ها محسوب می شود .نظریه سازمانی به عنوان یک رشته علمی ،نوعی از ساختار سازمانی راکه اثر بخشی را موجب شده ویا آن را بهبود می دهد مشخص می کند .
در جسجوی یک تعریف
اولین دیدگاهی که نسبت به اثر بخشی ارائه شد (که  احتما لا تادهه ١٩٥٠نیز برقراربود )بسیار ساده بود .اثر بخشی به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان اهدافش را محقق ساخته است تعریف شده است  البته دراین تعریف ابهامات متعددی وجود  داشت که موجب شد بررسی پژوهشگران واستفاده مدیران ازآن محدود شود.نمونه ای از ابهاماتی که وجود داشت این بود که ،اهداف مطرح شده در تعریف اثر بخشی متعلق به کیست ؟اهداف بلند مدت مدنظرند یا کوتاه مدت ؟اهداف رسمی سازمان مورد نظرند یا اهداف واقعی ؟اگرهدفی که بیشتر پژوهشگران  واندیشمندان سازمانی برآن اتفاق نظردارند وشرطی ضروری برای  موفقیت یک سازمان محسوب می شود مدنظر قرار دهیم ،آن وقت نقطه نظرات ماروشن تر می شود .این هدف بقااست اگرسازمان به انجام فعالیت هایی مشغول است ،به علت این است که حیاتش را تداوم بخشد .اما متاسفانه ازواژه بقابعنوان یک معیارمستلزم ،توانایی تعیین وتشخیص مرگ یک سازمان نیز هست .بقا،نوعی ارزیابی از جنس حیات یا مرگ است متاسفانه سازمان ها دقیقا شبیه به انسان ها نمی میرند.وقتی انسانی می میرد برگه ای صادر می شود که زمان ودلایل مرگ وی درآن قید شده است . ولی در خصوص سازمان ها چنین چیزی وجود ندارد درواقع بیشتر سازمان ها نمیمیرند ،انها تجدید ساختار می شوند.گاهی با ادغام با دیگر سازمان ها روی می آورندیا اینکه سازمان دهی مجدد به خود می گیرند ویا دست  به فروش بخشی از تجهیزات وماشین آلات خود زده ویا کلا به حوزه فعالیت جدیدی وارد می شوند علاوه براین بسیار ساده لوحانه است که فرض کنیم سازمان های که اثربخش نیستند به دنبال بقا نیستند .برای برخی از سازمان ها نظیر برخی از نهادهای دولتی وشرکت های تجاری بزرگ ،عملا فنا ونابودی مطلق اتفاق نمی افتد .به همین  ترتیب ممکن  است سازمانی ازاین که پس از انحلال به وسیله سازمان دیگری خریداری شود احساس نگرانی نکند واین امررا اثربخشی تلقی کند .

*معیارهای اثربخشی سازمانی
١-اثر بخشی کلی :نوعی ارزیابی کلی تاحدزیادی از معیارها ی متعدد بهره می جوید وازطریق ترکیب اسناد عملکرد  گذشته  یا بدست آوردن ارزیابی های کلی یا طریق قضاوت های اشخاص بصیر ومطلع نسبت به عملکرد سازمان ،اندازه گیری می شود .
٢-بهره وری: معمولا به میزان یا حجم محصولات ویا خدمات عمده  ای که توسط سازمان ارائه می گردد.تعربف می شود .
٣-کارایی :نسبت نوعی مقایسه بین برخی جنبه های  عملکرد واحد با هزینه های متحمل شده .
٤-سود :مبلغ درآمدحاصل از فروش منهای کل هزینه وتعهدات ایجاد شده .
٥-کیفیت :کیفیت یا محصول خدمات عمده ای که به وسیله سازمان ارائه می شود .
٦-حوادث :میزان سوانحی که حین کار اتفاق وموجب اتلاف وقت می شود .
٧-رشد:به وسیله متغیرهایی نظیر نیروی کار ،ظرفیت کارخانه ،دارایی ها ،میزان فروش ،سود وسهم بازار، ابداعات واختراعات ووضعیت فعلی سازمان با گذشته آن دلالت می کند .
٨-میزان غیبت درکار:کل زمان غیبت نسبت به میزان وقوع حوادث .
٩-جابجایی(ترک خدمت )میزان خدمت های که بصورت دوطلبانه صورت می گیرد .
١٠-رضایتمندی شغلی :رضایت فرد نسبت به آنچه که از شغل  برای وحاصل می شود .
١١-انگیزش :آمادگی یا میل به کار برای تحقق اهداف شغلی .
١٢روحیه :تلاش مضاعف ایجاد تعهد واحساس تعلق به سازمان .
١٣کنترل :میزان و توزیع  کنترل مدیریت در یک سازمان است .
١٤-انسجام /تعارض :انسجام بعنوان این که افراد درسازمان همدیگررادوست داشته باشند وتعارض بعنوان برخورد فیزیکی ،لفظی ،هماهنگی  ضعیف وارتباط اثربخش تعریف شده است .
١٥-انعطاف پذیری /انطباق :انعطاف وانطباق به توانایی یک سازمان برای تغییر رویه های استاندارد عملیاتی خود درپاسخ به تغییرات محیطی  اشاره دارد .
١٦-برنامه ریزی وهدف گذاری :برنامه های آینده مشخص وهدف گذاری شده باشد .
١٧-اجماع درهدف :افراد یک سازمان هدف واحدی را برای سازمان خود متصورند .
١٨-نهادینه کردن اهداف سازمانی : پذیرش اهداف سازمانی که صحیح ودرست هستند.
١٩-سازگاری نقش وهنجار:به حد وحدودی که  اعضا سازمان در خصوص موضوعاتی از قبیل  نگرش های مساعد سرپرستی، انتظارات نقش  …توافق دارند .
٢٠-مهارتهای ارتباطی مدیریتی :به سطح مهارت های که مدیران درارتباط با سرپرستان وزیردستان وهمکاران خود دردرقالب حمایت های مختلف به کار می گیرند اشاره دارد .
٢١-مهارت های انجام وظیفه مدیریتی : به  سطوح مهارت های که مدیران سازمان ورهبران گروه برای تحقق وظایف سازمانی دارند .
٢٢-مدیریت اطلاعات وارتباطات :کارایی ،وصحت ودقت در تجزیه وتحلیل اطلاعات مهم برای اثر بخشی سازمانی .
٢٣-آمادگی :قضاوت کلی در خصوص این احتمال ایا سازمان خواهد توانست ،برخی از وظایف جدیدی که ازآن خواسته می شود بطور موفقیت انجام دهد .
٢٤-بهره برداری از محیط :میزان یا حدی که سازمان به طور موفقیت آمیز با محیط خود درتعامل بوده ومنابع با ارزش وکمیاب مورد نیاز خودرا بدست می آورد .
٢٥-ارزیابی به وسیله پدیده های خارجی :ارزیابی راجع به سازمان یا واحد که به وسیله افراد وسازمان های موجود صورت می گیرد .
٢٦-ثبات :حفظ ونگهداری ساختار ،بخش های کارکردی سازمان ومنابع موردنیاز آنها درطی زمان به ویژه دردوره های حساس زمانی .
٢٧-ارزش منابع انسانی :نوعی معیار ترکیبی که به ارزش کلی اعضا سازمان برمی گردد .
٢٨-مشارکت ونفوذ مشترک :میزان یا حدی که افراد درون سازمان دراتخاذ تصمیماتی که مستقیما برکاروسرنوشت آنها تاثیر می گذارد ،مشارکت دارند .
٢٩-تاکید برآموزش وتوسعه :میزان تلاش وکوششی که سازمان جهت بهسازی وتوسعه منابع انسانی خود به کار می گیرد .
٣٠-تاکید برموفقیت :مقایسه ای است بین نیاز فردی برای رسیدن به موفقیت وارزشی که سازمان برای تحقق اهداف جدید عمده خود قائل است .

مقاله از حنانه کوهن  واحد آموزش مدیریت درمان تامین اجتماعی استان ایلام